Le compromis est calé dans trois semaines, l’acheteur a obtenu son accord de prêt, et le syndic ne répond ni aux mails ni aux appels. On connaît tous ce scénario. Le pré-état daté bloque la vente, alors que la loi n’oblige même pas à passer par le syndic pour le produire. Voici comment remplir soi-même un modèle vierge Word sans risquer un refus chez le notaire.
Aucune obligation légale de passer par le syndic pour le pré-état daté
Ce point change tout pour la suite. Le Gouvernement a confirmé fin 2025 que la facturation du pré-état daté par le syndic ne repose sur aucun texte. Contrairement à l’état daté (qui relève de l’article 10-1 de la loi du 10 juillet 1965 et qui est produit après le compromis), le pré-état daté prévu par l’article L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation est un document informatif à la charge du vendeur.
En pratique, cela signifie deux choses. D’abord, le syndic n’a pas le monopole de sa rédaction. Ensuite, aucun encadrement tarifaire n’est envisagé à ce jour, ce qui explique les écarts de prix constatés d’un syndic à l’autre.
Si le syndic tarde ou facture un montant que vous jugez excessif, vous pouvez remplir vous-même un modèle Word à partir des documents disponibles sur votre extranet copropriétaire. On n’est pas dans l’illégalité, on est dans le cadre prévu par la loi ALUR.
Documents à récupérer avant d’ouvrir le fichier Word
Ouvrir un modèle vierge sans avoir les pièces sous la main, c’est perdre du temps à chercher chaque chiffre au fil de la saisie. Il vaut mieux tout rassembler d’abord. Voici ce qu’on doit avoir devant soi :
- Les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales, qui contiennent les travaux votés, les procédures en cours et les comptes approuvés.
- Les appels de fonds ou relevés de charges de l’exercice en cours et de l’exercice précédent, pour reporter les montants exacts des charges courantes et exceptionnelles.
- Le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, nécessaires pour identifier les tantièmes du lot vendu.
- La fiche synthétique de la copropriété, si elle est accessible sur l’extranet (obligatoire depuis la loi ALUR).
- Le carnet d’entretien de l’immeuble, qui renseigne sur les gros travaux réalisés.
La quasi-totalité de ces documents se trouve sur l’extranet mis à disposition par le syndic. Même quand celui-ci ne répond plus aux relances, l’accès en ligne reste généralement actif.
Remplir le pré-état daté vierge Word section par section
Le pré-état daté n’a pas de formulaire officiel imposé par l’État. La loi liste les informations à transmettre à l’acheteur, pas leur mise en page. Les modèles Word disponibles s’organisent en général en sept rubriques, dans l’ordre que les notaires ont l’habitude de lire.
Identification du lot et de la copropriété
On commence par le bloc administratif : nom et adresse de la copropriété, numéro SIRET du syndicat des copropriétaires, coordonnées du syndic (même s’il est défaillant, on l’indique), identité du vendeur, désignation du ou des lots vendus avec leurs tantièmes. Ces données viennent du règlement de copropriété et de l’état descriptif de division.
Charges courantes et exceptionnelles du lot
C’est ici que l’acheteur regarde en premier. On reporte la quote-part de charges courantes sur les deux derniers exercices approuvés, en distinguant le budget prévisionnel voté et les charges réellement appelées. Pour les charges exceptionnelles (travaux votés en AG, par exemple), on indique les montants appelés et ceux restant à appeler.
L’erreur classique : confondre les charges du lot avec les charges globales de la copropriété. On ne reporte que la part correspondant aux tantièmes du lot vendu.
Sommes restant dues par le vendeur
Cette rubrique concerne les éventuels arriérés de charges, les avances non remboursées et les provisions. Si vous êtes à jour, on indique zéro. Si un doute subsiste (par exemple un appel de fonds récent dont vous n’êtes pas certain qu’il a été encaissé), mieux vaut joindre le dernier relevé de compte individuel plutôt que de laisser la case vide.
Situation financière globale et fonds de travaux
Les impayés globaux de la copropriété et les dettes fournisseurs se trouvent dans les annexes comptables jointes aux PV d’AG. Pour le fonds de travaux (obligatoire depuis 2017), on renseigne la cotisation annuelle et la part rattachée au lot. Ces chiffres figurent dans les appels de fonds ou le budget voté.
Documents annexes et signature
Le modèle Word comporte en général une liste de cases à cocher pour les pièces obligatoires à joindre : règlement de copropriété, trois derniers PV d’AG, diagnostic technique global s’il existe, DPE collectif le cas échéant. On coche, on joint, et on signe en bas du document une attestation de sincérité des informations fournies.
Ce que le notaire vérifie avant d’accepter votre document
Un pré-état daté rempli par le vendeur est accepté en étude notariale, mais pas n’importe comment. Le premier critère est la conformité au modèle du Conseil supérieur du notariat et la complétude des informations exigées par l’article L.721-2 du Code de la construction et de l’habitation. L’origine du document (syndic, vendeur ou prestataire) n’est pas un critère de refus en soi.
En revanche, un document incomplet pose un vrai problème. Si une rubrique obligatoire manque (les charges, le fonds de travaux, les procédures en cours), le notaire demandera un complément. Et surtout, un pré-état daté incomplet peut retarder le départ du délai de rétractation de l’acheteur, ce qui décale toute la chaîne de la vente.
Les retours varient sur ce point selon les études, mais la règle de base reste simple : toutes les rubriques renseignées, toutes les pièces jointes, une signature du vendeur.
Pièges concrets à éviter quand on remplit seul le pré-état daté
Le premier piège, c’est de reporter des montants globaux au lieu des montants par lot. Les appels de fonds mentionnent parfois le total de la copropriété, pas la quote-part individuelle. Il faut recalculer en fonction de vos tantièmes.
Le deuxième piège concerne les travaux votés mais pas encore appelés. Si l’AG a voté un ravalement avec des appels de fonds étalés sur trois ans, l’acheteur doit savoir ce qui reste à payer après la vente. On mentionne le montant total voté, le montant déjà appelé et le solde.
Le troisième piège : oublier les procédures judiciaires en cours. Si la copropriété est en contentieux avec un fournisseur ou un copropriétaire, cela doit figurer dans le document. Les PV d’AG mentionnent ces procédures, il suffit de les reprendre.
Remplir un pré-état daté soi-même prend quelques heures la première fois, principalement parce qu’on cherche les bons chiffres dans les bons documents. Une fois les pièces rassemblées, la saisie dans le modèle Word reste mécanique. Le vrai travail, c’est la collecte, pas la rédaction.
